Belege rein.
Buchungsstapel je Mandant raus.
BelegAgent kontiert die Belege nach Sachverhalt, mit Begründung in Klartext an jedem Vorschlag, und stellt je Mandant einen importfertigen Buchungsstapel bereit. Geprüft und freigegeben wird bei Ihnen; gebucht, festgeschrieben und ausgewertet wird im Buchhaltungsprogramm. Kanzleien und Einzelbüros nutzen denselben Zugang für alle ihre Mandanten. Abgerechnet wird je Mandant.
-
Ein neues Mandat startet ohne Anlernphase
Stammdaten importieren (Kreditoren, Debitoren, Sachkonten, auch als DATEV-Stammdatendatei), Kontenrahmen wählen (SKR03 und SKR04 samt Ärzte-, Zahnärzte- und Hotel-Varianten, SKR14, SKR42, SKR45) und Besonderheiten des Mandats als Anweisung in Freitext hinterlegen: kanzleiweit, je Mandant, je Belegkreis, je Projekt. Das wirkt ab dem ersten Beleg — eine Buchungshistorie braucht BelegAgent nicht.
-
Kontiert nach Sachverhalt, begründet in Klartext
Bewirtung nach 70/30, § 13b, Privatanteil, steuerfreies Trinkgeld: als Splitbuchung mit passendem BU-Schlüssel je Zeile. An jedem Vorschlag steht, warum so kontiert wurde; die Sichtprüfung liest die Begründung, statt nachzurechnen. Widerspricht etwas (§ 14c, unklarer Steuersatz, abweichende USt-IdNr.), steht eine Warnung am Beleg. Bestätigt wird nichts automatisch: BelegAgent macht Vorschläge, keine Buchungen.
Die Prüfliste: Konto, Gegenkonto und Zahlungsstand je Zeile — das §-Zeichen führt zur Begründung im Detailbereich -
Die Übergabe endet im DATEV-Import
Je Mandant ein DATEV-EXTF-Buchungsstapel und die Belegdateien in einem ZIP für den DATEV-Belegtransfer: hochgeladen hängen sie über die Beleg-GUID an ihren Buchungen. Kontenstammdaten gehen als DATEV-Stammdatendatei mit; vor der Übergabe prüft BelegAgent die Feldregeln des Formats. Alles als Datei, ohne Schnittstellen-Vertrag; derselbe Weg bedient Lexware buchhaltung (ASCII-Datei) und freie CSV-Vorlagen. Die Kanzlei, die den Mandanten bucht, liest den Stapel direkt ein; für die Belegdateien im selben ZIP nutzt sie die App DATEV Belegtransfer, die DATEV Unternehmen online für den Mandanten und ein DATEV-Zugangsmedium voraussetzt, SmartCard, mIDentity oder SmartLogin. Wer nur zuarbeitet, braucht dafür keinen eigenen DATEV-Zugang. Festschreibung, Auswertungen und Abschluss bleiben im Buchhaltungsprogramm.
Sie buchen in Lexware buchhaltung? Die Übergabe für Lexware im Detail →
-
Offene Posten und fehlende Belege je Mandant im Blick
Aus dem Bankabgleich fällt der Zahlungsstand an jedem Beleg an: Offen, Rest X € oder Bezahlt — je Personenkonto zusammengeführt, Debitoren wie Kreditoren. Die Fläche Zahlungen führt die offenen Eingangsrechnungen mit Betrag und Fälligkeit; fehlt zu einer Kontobewegung der Beleg, wird er vorgemerkt und beim Mandanten nachgefordert — nummeriert, mit Betrag und Frist. Was am Monatsende noch fehlt, hält ein Zwischenkonto sichtbar — die Übergabe geht vollständig hinaus.
Eine Sammelüberweisung, drei Rechnungen: je Rechnung entsteht eine Buchungszeile -
Die Kanzlei arbeitet im Team, der Mandant liefert zu
Rollen für Admin und Mitarbeiter, dazu ein Portfolio je Mitarbeiter: wer welche Mandate bearbeitet, legt die Kanzlei fest. Der Mandanten-Nutzer sieht ausschließlich den eigenen Mandanten. Jeder Mandant und jeder Belegkreis hat eine eigene Einsende-Adresse — Belege kommen per E-Mail direkt in den richtigen Posteingang, mit Freigabeliste für Absender. Der Verlauf zeigt kanzleiweit, was importiert, kontiert und übergeben wurde.
-
Der Mandant darf das Papier vernichten
Mit dem Archiv je Mandant bleibt jeder übergebene Beleg acht Jahre ab Belegjahresende erhalten, vor jedem Löschweg geschützt; der einzige Rückweg ist das Entlassen mit protokolliertem Grund. Sobald der Beleg im Archiv ist, darf der Mandant das Papier vernichten. Die Vorlage der Verfahrensdokumentation liefert BelegAgent: Systembeschreibung fertig, Organisationsanweisung füllt der Mandant aus. Für die Außenprüfung übergibt die Kanzlei je Belegjahr ein Beleg-Paket mit Beleg-Dateien, Zuordnungstabelle und Prüfsumme; einen Prüfer-Zugriff auf BelegAgent gibt es nicht. Die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Mandanten.
Abgerechnet wird je Mandant. BelegAgent läuft im Browser — keine Lizenz, kein Server, kein Einrichtungsprojekt. Was im Einzelnen enthalten ist, steht auf der Funktionen-Seite; Preise und Pilotbedingungen klären wir im Gespräch.
